30 lat innowacji w wymianie danych. Jak EDITEL łączy różne standardy e-fakturowania? 

Dla sprzedawcy wystawienie faktury to koniec zadania. Dla odbiorcy to dopiero początek: dane trzeba odczytać, sprawdzić i wprowadzić do rozliczeń. Wspólne standardy pozwalają połączyć te dwa etapy, nawet gdy firmy korzystają z różnych systemów. EDITEL od trzydziestu lat uczestniczy w tworzeniu i wdrażaniu takich standardów na polskim rynku. Zobacz, jak zmienia się dzięki nim wymiana dokumentów i co te zmiany oznaczają dla Twojej firmy.

Czym jest standard w e-fakturowaniu i po co go stosować?

Standard elektronicznej wymiany danych to uzgodniony zestaw reguł określających strukturę, znaczenie lub sposób zapisu danych w dokumentach wymienianych między systemami informatycznymi. Na przykład EDIFACT definiuje składnię i strukturę komunikatów biznesowych, natomiast norma EN 16931 określa model podstawowych elementów faktury elektronicznej: ich znaczenie, wzajemne relacje oraz reguły biznesowe. Dzięki temu różne systemy informatyczne mogą poprawnie odczytywać i interpretować dane, co umożliwia automatyczne przetwarzanie dokumentów oraz ogranicza ręczne wprowadzanie danych i ryzyko błędów.

Bez wspólnego standardu system odbiorcy może nie rozpoznać danych zawartych w fakturze elektronicznej, co utrudnia jej automatyczne przetwarzanie. Dzięki standardowi staje się dokumentem, który da się automatycznie zwalidować, zaksięgować i zarchiwizować.

Jakie standardy porządkują wymianę danych?

Firmy działające w Polsce i w Europie stykają się z kilkoma dobrze opisanymi standardami.

• UN/EDIFACT wraz z podzbiorem EANCOM® – fundament klasycznego EDI. Obsługuje komunikaty ORDERS, DESADV, INVOIC czy PRICAT, czyli cały ciąg od zamówienia po fakturę.

• EN 16931 – europejska norma semantyczna e-faktury, punkt odniesienia dla rozliczeń transgranicznych.

• UBL – składnia XML używana w sieci Peppol, zgodna ze wspomnianą normą.

• FA(3) – wersja wzoru faktury ustrukturyzowanej w KSeF, która określa, jakie dane zawiera plik XML i w których polach należy je umieścić, 1 lutego 2026 r., zastąpiła schemat FA(2).

• Formaty krajowe – między innymi niemieckie takie jak XRechnung i ZUGFeRD. Faktury zgodne z wymaganiami sieci Peppol mogą być przesyłane za jej pośrednictwem.

Firma sprzedająca na trzech rynkach zagranicznych może potrzebować trzech różnych formatów faktur dla tamtejszych odbiorców oraz czwartego do rozliczeń krajowych. Na tym właśnie polega wyzwanie, którego żaden pojedynczy system ERP samodzielnie nie rozwiąże: każdy standard rządzi się własnymi regułami walidacji, ma odrębny cykl aktualizacji i inaczej traktuje te same dane. Na przykład jeden odbiorca wymaga numeru kontrahenta z prefiksem kraju, a drugi bez niego; zapis poprawny dla pierwszego może spowodować odrzucenie faktury przez system drugiego. Z tego powodu tak istotne jest stosowanie rozwiązań, które pozwalają połączyć wszystkie te standardy w ramach jednego systemu. Ich dostawcą jest EDITEL.

Przyszłość wymiany danych: co zmienią pakiet ViDA i model CTC?

Pakiet ViDA i rozwój modeli CTC (Continuous Transaction Controls), czyli bieżącego przekazywania danych o transakcjach administracji podatkowej, wymagają dostosowania systemów firm do nowych zasad raportowania. Jednocześnie wspólne europejskie standardy mają ograniczyć różnice między krajowymi wymaganiami, ułatwiając wymianę faktur między firmami z różnych państw UE.

Model CTC, w którym działa polski KSeF, przyjmują kolejne państwa – Włochy, Hiszpania, Portugalia, Węgry, Serbia i Rumunia mają już własne rozwiązania dla sektora B2B.

Pakiet ViDA porządkuje natomiast ten proces na poziomie unijnym i wprowadza wspólne obowiązki sprawozdawcze oraz e-fakturowanie oparte na normie europejskiej.

„Dla polskich firm działających na rynkach zagranicznych obsługa KSeF to tylko część wyzwania. Pakiet ViDA wyznacza wspólne europejskie ramy e-fakturowania i cyfrowego raportowania. Przewiduje przy tym wykorzystanie rozwiązań CTC, czyli bieżącego przekazywania danych o transakcjach administracji podatkowej. Wspólne ramy nie oznaczają jednak identycznych systemów: nadal trzeba będzie uwzględniać wymagania poszczególnych krajów. Dlatego integracja z KSeF powinna być częścią szerszej strategii wymiany danych, obejmującej zarówno rynek polski, jak i współpracę z zagranicznymi kontrahentami” – dodaje Tomasz Kuciel, Prezes Zarządu EDITEL S.A. oraz Dyrektor ds. e-Fakturowania i zgodności cyfrowej w Grupie EDITEL. 

Jak można zintegrować wymianę danych w wielu systemach z EDITEL?

EDITEL łączy znajomość standardów wymiany danych z doświadczeniem w integrowaniu systemów firm, kontrahentów i administracji podatkowej. Przekłada wymagania poszczególnych rynków na konkretne rozwiązania: dobiera format dokumentu, przypisuje dane do właściwych pól i sprawdza ich zgodność z wymaganiami odbiorcy. Dzięki temu jedna integracja z EDITEL pozwala obsługiwać KSeF i PEF, wymieniać dokumenty przez Peppol i EDI oraz korzystać z krajowych formatów faktur.

Historia EDITEL w Polsce sięga 1996 r. W 2018 r. firma jako pierwsza w kraju uzyskała certyfikację Punktu Dostępowego Peppol, umożliwiając klientom wymianę dokumentów za pośrednictwem tej sieci. Na zlecenie resortu rozwoju współtworzyła również PEFexpert, rozwiązanie służące do elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.

Grupa EDITEL ma ponad 40 lat doświadczenia w elektronicznej wymianie danych i działa w ponad 20 krajach. Z jej platformy eXite® korzysta blisko 50 000 firm. Dla polskich przedsiębiorców współpraca z EDITEL oznacza m.in.:

• dostosowanie danych z systemu ERP do formatów wymaganych przez odbiorców i administrację podatkową. Gdy wymagania się zmieniają, np. w związku z pakietem ViDA, operator aktualizuje reguły przetwarzania dokumentów po swojej stronie, ograniczając zakres zmian w systemie firmy;

• certyfikat ISO 27001 i całodobowy Service Desk odpowiadają na wymogi bezpieczeństwa i ciągłości działania oraz zapewniają spokojną pracę bez przerw wywołanych problemami technicznymi;

• tę samą infrastrukturę do obsługi e-faktur, zamówień, awiz, dostaw i potwierdzenia.

Zastanawiasz się, jak przygotować firmę na kolejne zmiany formatów? Sprawdź, jak działa faktura elektroniczna w modelu EDITEL i porozmawiaj z konsultantem o rozwiązaniu dopasowanym do Twojego profilu działalności.

Artykuł sponsorowany